Souplesse in bedrijfsprocessen

Als manager of ondernemer heb je de aandacht te verdelen over heel veel verschillende zaken. De tijd ontbreekt dikwijls om alle plannen en ideeën uit te werken. Het liefst bemoei je je daarom niet met de dagelijkse werkzaamheden van je medewerkers, maar dat is niet gemakkelijk als ze voor elk wissewasje aan je bureau staan. Als je ervoor kunt zorgen dat de bedrijfsprocessen soepel verlopen, dan hoef je alleen tijd te steken in de uitzonderingen. Met soepel wil ik in dit kader zeggen dat de opeenvolging van werkzaamheden in een proces op een natuurlijke manier in elkaar overlopen. Maar hoe bereik je dat?

Doen

• Medewerkers betrekken bij het beschrijven van de werkprocessen / procedures.
• Bepalen wat uitzonderingen zijn en wat tot de dagelijkse gang van zaken behoort.
• De werkprocessen en procedures vastleggen.
• Verantwoordelijkheden delegeren en vastleggen.
• Bespreek de werkprocessen en afwijkingen als vast onderdeel van het managementoverleg.
• Vraag op de werkvloer of de werkprocessen naar tevredenheid werken, vraag wat er verbeterd zou kunnen worden.
• Probeer in een werkproces de werkzaamheden in een zo vroeg mogelijk stadium uit te voeren, er is een grotere kans dat je de fouten constateert en je hebt meer tijd om de fouten op te lossen.

Niet doen

• Regelmatig laten inbreken op het standaard werkproces, uitzonderingen zijn pas uitzonderingen als ze slechts af en toe voorkomen.
• Structureel de dagelijkse werkzaamheden van je mensen controleren.
• Vaak processen wijzigen.

Een hulpmiddel bij het verkrijgen van souplesse is het inzetten van automatisering. Een goed ERP-pakket brengt structuur in de processen en zorgt ervoor dat medewerkers geen uitzonderingen willen of kunnen maken. Door de managementinformatie die je er uit krijgt, kun je eenvoudig afwijkingen analyseren. De organisatie kan daardoor langzaam op een hoger peil komen. Maar een ERP-pakket is niet heilig. Als je het verkeerde pakket kies of er verkeerd mee omgaat, dan kan het verlammend werken op een organisatie.

Een voorbeeld

In een bedrijf A is afgesproken dat inkoopfacturen eerst ingeboekt worden, dan gecontroleerd en daarna akkoord gegeven worden voor betaling. Eens per week wordt een betaalvoorstel door de administratie gemaakt en na akkoord worden de betaalbestanden aangemaakt. Bij het inboeken van de bank kunnen alle betalingen ineens worden afgeboekt. Deze procedure wordt goed ondersteunt door de ERP-toepassing en de medewerkers weten wat ze moeten doen.

De directeur Klaas wil alle inkoopfacturen zelf zien maar omdat hij een druk man is, stapelen de inkoopfacturen zich bij hem op. Als hij dan gebeld wordt door een leverancier of onderaannemer die klaagt over de betaling, dan vist hij die facturen uit zijn stapel en roept dat die facturen direct betaald moeten worden. De administratie doet dat (het is tenslotte de directeur die het vraagt). Er wordt via telebankieren een losse betaling gedaan. Door de handelswijze van Klaas wordt alle souplesse uit de werkwijze gehaald:

• Er is geen constante facturenstroom waardoor administratie het werk niet kan plannen.
• Administratie moet telkens van het normale werk af om te betalen, dat frustreert behoorlijk.
• Het kost de administratie veel meer tijd, het verwerken van facturen in batches is veel efficiënter.
• Omdat de factuur handmatig wordt betaald, komt het regelmatig voor dat hij nog een keer geautomatiseerd betaald wordt. Het kost enorm veel moeite om dat geld terug te krijgen.

Ofwel: zorg voor souplesse en vermijdt uitzonderingen!