Als ik uitleg wat ik doe, dan wordt me die vraag nog wel eens gesteld. Mijn antwoord daarop is: “Het softwarepakket dat het beste bij het bedrijf past”. Dat was niet het antwoord waarop men hoopte, maar het houdt wel in dat goed bekeken moet worden wat het bedrijf nodig heeft. En dat is precies wat nog wel eens mis gaat bij bedrijven die zoeken naar nieuwe software. Enkele voorbeelden:
Bedrijf A gaat af op de software die zijn succesvolle concurrent gebruikt. Want hij denkt; als het voor hem goed is dan zal dat voor mij ook wel zo zijn.
Maar is het bedrijf van de concurrent inderdaad wel vergelijkbaar? Heeft het de organisatie op dezelfde wijze ingericht? Werken er evenveel mensen en op hetzelfde kennisniveau? Als bedrijf A bij haar klanten komt doet het alle moeite om de verschillen duidelijk te maken ten opzichte van de concurrent. Als het op interne organisatie en geautomatiseerde werkwijzen aankomt, mag dan ineens alles hetzelfde zijn?
Bedrijf B is ooit begonnen met een administratief pakket waarmee de financiële administratie gedaan wordt en hier is de administratie erg tevreden over. Het bedrijf is de loop der jaren aardig gegroeid en om het bedrijf beter te kunnen sturen worden de modules verkoop, inkoop en voorraadbeheer aangeschaft van het pakket dat op de administratie gebruikt wordt.
Bij bedrijf B wordt voorbij gegaan aan de wezenlijk andere manier van werken die ontstaat. Eerst werd de software alleen gebruikt door de administratie, maar als je inkoop, voorraadbeheer en verkoop gaat integreren, dan moeten afdelingen heel anders gaan samenwerken. En… op de administratie werken een ander ‘type’ mensen dan op de afdeling verkoop, en die zijn weer heel anders dan die in het magazijn. Ofwel, wat goed is voor de administratie hoeft dat nog niet te zijn voor de andere afdelingen.
Bedrijf C werkt al een jaar of 7 met bedrijfssoftware die redelijk goed bevalt. Het bedrijf is in die jaren toch wat anders gaan werken, is wat gegroeid en heeft de activiteiten wat uitgebreid. De huidige softwareleverancier heeft een demonstratie gegeven van hun nieuwe pakket en het bedrijf is onder de indruk. De uitgebreide mogelijkheden om managementinformatie snel uit het nieuwe pakket te krijgen, de naadloze integratie met Excel en Word, de mooie gebruikersinterface en de gebruiksvriendelijkheid maken indruk. Als de leverancier aangeeft dat de software minstens hetzelfde kan als de oude software, is de deal snel rond.
Jammer genoeg is het nieuwe pakket inderdaad helemaal nieuw gemaakt en het pakket kan inderdaad hetzelfde als het oude pakket, alleen… wel op een heel andere manier. De werkwijzen die in het oude pakket op een bepaalde manier waren ingericht kunnen nu niet meer. De nieuwe methodes zijn niet naar de zin, ze passen niet bij de mensen die ze uit moeten voeren.
Met de bovenstaande voorbeelden probeer ik aan te geven dat het belangrijk is om eerst heel goed naar het eigen bedrijf te kijken en niet te snel over te gaan tot het kijken naar software zelf. Zie software als gereedschap, want dat is het. Als er een schroevendraaier nodig is dan wordt toch ook eerst gekeken bij welke schroef hij moet passen? Is het een rechte of een kruiskopschroef? Breed of smal? Inventariseer eerst de relevante bedrijfseigenschappen en ga dan pas kijken welke software er het best bij past. En vergeet dan ook vooral de toekomstplannen niet!