Het aanschaffen van software voor deeltoepassingen was nog betrekkelijk eenvoudig want slechts enkele specialisten binnen het bedrijf hoefden er mee te werken. Er was softwaretechnisch nog geen samenwerking met andere disciplines en ieder kon zijn ‘eigen’ software naar believen inrichten. De communicatie tussen afdelingen bleef ongewijzigd en de kosten en impact op de organisatie waren vooraf goed te overzien.
Bij ERP-systemen verandert dat, er ontstaat een strakke samenwerkingsvorm tussen de afdelingen, er moeten vooraf goed doordachte afspraken worden gemaakt anders kan een redelijk lopende informele organisatie veranderen in een te formele organisatie die vergeet waar het eigenlijk om draait: een soepel lopende, zichzelf verbeterende organisatie.
Omdat een ERP-systeem zo'n grote invloed heeft op uw organisatie, is het verstandig zeer zorgvuldig met de selectie ervan om te gaan en niet over één nacht ijs te gaan.
VLJ Consultancy heeft een concept ontwikkeld die uw bedrijfsprocessen én de details die daarbij horen snel en zorgvuldig in kaart brengen. Uiteraard worden de unieke eigenschappen van uw bedrijf én uw visie op de toekomst daarbij niet vergeten. Zie verder bij: "Special: de PVE-scan".
Hieronder de stadia die bij een zorgvuldig selectieproces horen:
Het is niet altijd duidelijk of een (nieuw) ERP pakket nodig is. Vaak worden niet alle mogelijkheden van de reeds beschikbare software gebruikt. Een ERP-pakket kost over het algemeen veel energie om te implementeren. De aanschaf van een ERP-pakket met het idee om snel kosten te kunnen besparen is meestal geen goede beweegreden. Door bestaande pakketten te koppelen, managementinformatie te extraheren uit de verschillende pakketten, of pakketten te updaten kan een soms moeizaam implementatieproces voorkomen worden.
Om de selectie van een pakket uit te kunnen voeren kan men het best een programma van eisen en wensen (PVE) opstellen. Hierin wordt beschreven wat van een ERP-pakket wordt verwacht en wat “leuk” is om te hebben. Aan de hand van de lijst kunnen softwareleveranciers aangeven aan welke eisen en wensen ze kunnen voldoen. Het PVE kan het best later een onderdeel worden van de koopovereenkomst.
Klik links op "Special: de PVE-scan" voor het unieke concept van VLC consultancy voor het opstellen van een goed programma van eisen en wensen (de PVE-scan).
VLJ Consultancy heeft een uniek concept ontwikkeld dat snel en accuraat de eisen en wensen kan vastleggen: de PVE-scan.
In enkele sessies wordt een document opgesteld dat als basis dient voor de verdere selectie én een prima basis is voor de implementatie.
Zo wordt er veel tijd-en-dus-geld bespaart in het selectieproces en óók in het implementatieproces.
Er zijn heel veel leveranciers van ERP-software maar er zullen er maar weinig zijn die precies aan uw eisen en wensen kunnen voldoen. Door onderzoek kan men met behulp van een paar in het oog springende harde eisen een lijst opstellen van een beperkt aantal potentiële leveranciers. Deze potentiële leveranciers krijgen de eisen- en wensenlijst toegezonden met het verzoek intern te onderzoeken of ze hieraan kunnen voldoen en hiervan een schriftelijke rapportage terug te melden. De paar leveranciers met de beste papieren worden verzocht een offerte uit te brengen.
Samen met de belangrijkste gebruikers binnen het bedrijf wordt een uitgebreide case samengesteld van het primaire proces én de belangrijke secundaire processen, bij voorkeur met behulp van voorbeelden uit de praktijk.
De case wordt aan de softwareleveranciers gestuurd met het verzoek de businesscase uit te werken. De leveranciers worden verzocht een demonstratie uit te werken. Uit de demonstratie komt de leverancier die het beste “gevoel” geeft.
Om een gevoel te krijgen of het nieuwe pakket gebruiksvriendelijk is (een belangrijke factor voor de acceptatie door gebruikers) worden de belangrijkste gebruikers in staat gesteld om zelf achter de computer, begeleid, kennis te maken met het beoogde ERP-pakket.
Aan de hand van alle voorgaande stappen wordt een principebeslissing genomen. De energie wordt vanaf nu nog maar op één leverancier gericht. Samen met de leverancier worden de bedrijfsprocessen en de eisen en wensen uitgebreid doorgenomen. De offerte wordt eventueel herzien naar de actuele stand van zaken.
Om zoveel mogelijk items vooraf duidelijk te hebben moet erg veel aandacht besteed worden aan het opstellen van het contract. Als basis gebeurt dit natuurlijk door de leverancier maar over het algemeen zijn de rechten en plichten erg naar de leverancier toe geschreven. De algemene voorwaarden hebben meestal ook nogal wat van dat soort items. Het uitstellen van de uiteindelijke aankoopbeslissing tot ná een succesvolle proeftuin is één van de items. Het is beter (en gemakkelijker) om dat soort items tevoren duidelijk in kaart te hebben, wijzigingen kunnen contractueel worden vastgelegd of er wordt besloten bewust bepaalde risico’s te lopen.
Het zeer nuttig om de eigen werkwijzen goed in kaart te hebben en, liefst uitgebreid, op papier gesteld te hebben. Voor een succesvol implementatieproces is dit essentieel. De kosten en tijd die dit proces met zich mee brengt, worden terugverdient doordat beter het juiste pakket gekozen kan worden en er efficiënter geïmplementeerd kan worden. Denk óók aan de toekomstplannen.